Die Abschiedsmail: so hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Ganz gleich, ob man nach 35 Jahren in der gleichen Firma in den Ruhestand geht, ob die Probezeit nicht verlängert wird oder ob nur das mehrwöchige Praktikum endet: Eine gut formulierte Abschiedsmail wird für Sie zu einem Denkmal in der Firma. Dass dabei Fettnäpfchen lauern, liegt auf der Hand. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie man Stolpersteine in einer Verabschiedung vermeidet, wann Sie diese Mail schreiben sollten – und vor allem wem.

Wer einem beruflichen Abschied entgegensieht, der tut dies in den meisten Fällen mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Das ist legitim. Wenn man ein paar Jahre oder Jahrzehnte in einem Unternehmen gearbeitet hat, dann hat man auch zwischenmenschliche Bindungen aufgebaut, man hat Kollegen ebenso kommen und gehen sehen wie Vorgesetzte. Das kann in den letzten Arbeitstagen und beim Verfassen einer Abschiedsmail dann doch etwas emotionaler werden, als man vorab vielleicht geahnt hat. Doch dazu später mehr.

Eine einzelne Mail? Die Gruppenmail ist besser

Wie leicht ist man versucht, seinen Abschied, den man am besten ca. zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag verkündet, den Lieblingskollegen einzeln mitzuteilen. Das jedoch ist keine besonders gute Idee. Denn Sie kommen kaum hinterher, wenn die Antworten auf Ihre Nachrichten eintrudeln. Nicht auf diese zu antworten, das ist schließlich auch keine Option, immerhin sind es ja die besonderen Kollegen, und die wollen womöglich alle auf ein Abschiedsbier mit Ihnen gehen oder sich vernetzen.

Wenn es ganz besondere Menschen gibt in der Firma oder in Ihrer Abteilung, die mehr sind als nur Kollegen, dann haben Sie sie von Ihrem bevorstehenden Abschied doch bestimmt sowieso informiert. Das Abschiedsbier lässt sich dann auf andere Weise koordinieren. Vermutlich sind Sie mit diesen Kollegen sowieso vernetzt und tauschen Nachrichten in anderen Medien aus (WhatsApp und Co. sind heute auch auf beruflicher Ebene durchaus üblich, insbesondere innerhalb eines verschworenen Teams).

Emotionen ja, aber keine negativen bitte

Emotionen sind nicht schlimm, wenn Sie diesen Part nicht übertreiben. Es gilt schließlich, eine ausgewogene Mischung zu finden zwischen Sachlichkeit und Pathos, zwischen Emotion und Professionalität. Klar ist aber: Wenn Pathos und Emotion, dann zurückhaltend und stets nur positiver Natur!

Klar ist aber auch, dass der Arbeitsalltag nicht nur schöne Momente produziert. Und wer kennt nicht dieses Gefühl, dass es da diesen einen Kollegen aus dem Team gibt oder eine bestimmte Kollegin im Sales, die einem das Schwarze unter den Fingernägeln nicht gönnen? Doch genauso, wie Sie im Alltag mit kleineren Animositäten umgegangen sind, müssen Sie auch in einer Abschiedsmail über den Dingen stehen. Wenn Sie regelmäßig und notgedrungen Kontakt hatten zu diesen Personen, zeigen Sie Größe und nehmen Sie sie mit den Verteiler der Abschiedsmail auf.

Oft ergeben sich beim Abschiedskuchen, den Sie ausgeben, ungeahnte Gespräche mit den vermeintlich missliebigen Kollegen. Wenn man in lockerer Atmosphäre ins Plaudern kommt, dann ist das schließlich etwas Anderes als im Meeting, das unter Zeitdruck stattfindet, oder am Telefon, wenn man schnell nachhaken möchte, warum die Mail von gestern noch nicht beantwortet wurde.

Niemals nachtreten gegen Kollegen oder gar den Chef

Der Spruch, dass man sich im Leben oft zwei Mal trifft, klingt zunächst ziemlich abgedroschen. Aber ganz ehrlich: In vielen Fällen trifft er einfach zu! Verbrannte Erde hinterlassen im Unternehmen, das man im Begriff ist zu verlassen, fällt einem nicht selten im späteren Berufsleben auf die Füße. Das gilt für den Kreis der Kollegen, vor allem aber auch für die Vorgesetzten, mit denen man manchmal ja auch seine Probleme hatte.

Es gibt kaum etwas Unprofessionelleres, als in der Abschiedsmail an Kollegen und Vorgesetzte eine Möglichkeit zu sehen, gegen bestimmte Personen nachzutreten. Ein Abschied ist immer das Ende eines Lebensabschnitts, dessen sollten Sie sich bewusst sein, und es ist immer besser, nach vorn zu schauen und nicht nach hinten. Selbst, wenn es wirklich hart war für Sie im alten Unternehmen, sollten Sie in der Verabschiedung zumindest professionell höflich sein und dankbar sein.

Nicht selten erkennt man mit einigem zeitlichen Abstand, dass die Zeit im alten Job und die Kollegen doch gar nicht so schlecht waren oder dass einen die Herausforderung menschlich reifer gemacht hat. Springen Sie in der Abschiedsmail also über Ihren Schatten, auch wenn es schwerfällt, und lassen Sie dem Unternehmen, dem Chef und den Kollegen Respekt zukommen. Der letzte Eindruck ist ein bleibender, und den sollten Sie nicht vermasseln, indem Sie alte Geschichten aufwärmen, die bei den Kollegen womöglich längst vergessen sind. Denn wer weiß schon, wo und wann man sich mal wieder trifft im Berufsleben…

Aufbau einer internen Abschiedsmail

Wenn Sie an einer Email feilen, die Sie zum Abschied an die Kollegen und Vorgesetzten versenden möchten (also nicht an externe Kunden), beginnen Sie mit einer treffend formulierten Betreffzeile – da gehen die Schwierigkeiten nämlich schon los. Ein wenig hängt der Betreff natürlich ab von der Unternehmenskultur, die gepflegt wird; wenn sich alle duzen, auch mit den Chefs, dann darf es ruhig auch mal lockerer sein. Allzu flapsig sollte es aber auch wieder nicht sein.

Tipps für die Betreffzeile sind zum Beispiel:

• Ich ziehe weiter und wünsche Euch/Ihnen nur das Beste
• Danke für eine tolle Zeit – ich verändere mich beruflich
• Wenn‘s am schönsten ist, sollte man aufhören
• Alles Gute, liebe Kolleginnen und Kollegen, mich zieht es weiter

Nach dem Betreff sollten Sie inhaltlich auch gleich einsteigen, es ist völlig klar für alle Empfänger, dass Sie das Unternehmen verlassen. Und selbst, wenn es eine Kündigung war: Bleiben Sie positiv und lassen Sie keinesfalls durchblicken, dass Sie der Firma nicht auf eigenen Wunsch hin den Rücken kehren. Das kommt besonders in der Chefetage überhaupt nicht gut an. Bitterkeit ist kein guter Ratgeber für einen Abschied. Streuen Sie lieber etwas Humorvolles ein, etwas Geistreiches, damit punkten Sie auf allen Seiten.

Verzichten Sie im nächsten Absatz unbedingt auf die Nennung Ihres zukünftigen Arbeitgebers, dieser Name hat hier nichts verloren. Bestimmt haben Sie doch einen Account bei LinkedIn oder Xing! Ist das der Fall, dann setzen Sie einfach die Links zu Ihren Accounts in die Abschiedsmail. Ebenso sollten Sie am Ende der Nachricht auch eine private Mailadresse angeben oder Ihre private Mobilnummer – irgendetwas, wie Sie künftig zu erreichen sind.

Dabei geht es gar nicht darum, dass Sie nach der Übergabe an Ihren Nachfolger weiterhin erreichbar sein müssen, sondern ganz generell darum, dass es irgendwann einmal vorteilhaft sein könnte, für die alten Kollegen erreichbar zu sein. Womöglich möchte man Ihnen ja Bescheid geben, dass der unliebsame Abteilungsleiter nun weg ist und die Atmosphäre im Büro nun ganz wunderbar ist? Eine Rückkehr an die alte Wirkungsstätte sollte man ja nie ganz ausschließen, weswegen es erst recht geboten ist, in der Abschiedsmail alte Rechnungen zu begleichen.

Bevor Sie die Nachricht beschließen, weisen Sie unbedingt darauf hin, dass alle Empfänger herzlich eingeladen sind, zu Ihrer Verabschiedung mit Kaffee und Kuchen zu kommen; Datum und Uhrzeit sollten Sie dabei nicht unter den Tisch fallen lassen.

Die Abschiedsmail für Kunden

Eine Abschiedsmail an Kunden senden – muss das sein? Die Antwort lautet zwingend: Ja! Versetzen Sie sich mal in Ihre Kunden hinein, die auf einmal und nichtsahnend keine Antwort mehr auf Ihre Mails an Sie erhalten, deren Anrufe plötzlich von einem Nachfolger beantwortet werden – das ist kein guter Stil und schmerzt Kunden, mit denen Sie vertrauensvoll zusammengearbeitet haben, sicher auch auf eine persönliche Weise.

Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Kunden rechtzeitig vor Ihrer Demission eine Abschiedsmail von Ihnen erhalten, in der Sie sich nicht nur für die gute Zusammenarbeit und das Ihnen und Ihrem Unternehmen entgegengebrachte Vertrauen bedanken, sondern parallel dazu auch Ihren Nachfolger vorstellen. Setzen Sie diesen auf CC, dann wissen alle Bescheid und können den Kontakt zueinander schon einmal aufnehmen.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen: Es ist nicht ganz so einfach, berühmte letzte Worte zu verfassen, mit denen man positiv in Erinnerung bleibt. Im Gegenteil ist es ein Leichtes, mit ein paar unbedachten Worten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen sämtliche Brücken abzureißen, die in Ihrer beruflichen Zukunft vielleicht irgendwann noch einmal hätten wichtig werden können. Ganz besonders viel Fingerspitzengefühl benötigen Sie, wenn Ihnen gekündigt worden ist. Denn dann können Frust und Enttäuschung Ihnen womöglich die unpassenden Worte diktieren beim Verfassen Ihrer Abschiedsmail.

Vermeiden Sie sämtliche Falltüren und Fettnäpfchen, die sich auftun können. Wenn Sie einen Kollegen haben, zu dem eine besonders enge Bindung besteht, dann fragen Sie ihn, ob er vor dem Versenden mal schnell drüberliest und Ihnen offen sagt, was Sie vielleicht übersehen haben. Zeigen Sie die Mail vorab ansonsten Ihrem Partner zuhause oder einem engen Freund und bitten Sie um einen Gefallen. Der Blick von außen ist hier meist unbefangen und kann Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, die sich später nicht wieder gutmachen lassen.